La semana pasada te presenté una idea muy poderosa:
Que tu situación actual, el punto en el que te encuentras ahora mismo, es el producto directo –la proyección– de los sistemas que has ido creando consciente e inconscientemente a lo largo de tu vida, y que por tanto, la mejor manera de conseguir algo no es buscarlo directamente sino construir los sistemas necesarios para generar ese resultado de manera natural e inevitable.
En el post de hoy quiero profundizar en esta idea y hablarte de su aplicación práctica, más concretamente contarte qué tipos de sistemas existen y cómo crearlos.
Por qué necesitamos sistemas
Vivir es sinónimo de progresar. Desde el día en que nacemos no paramos de aprender, de mejorar, de crecer. Queremos hacer más cosas, y que lo que hagamos tenga cada vez un mayor impacto.
Sin embargo, por muchas ganas que tengamos y por muy rápido que queramos ir, nuestro crecimiento y nuestra productividad están limitados por dos factores:
- Nuestros recursos son finitos. Expandirse requiere una inversión de tiempo, energía y/o fuerza de voluntad, recursos de los cuáles sólo tenemos una cantidad determinada por día. Aunque podemos aumentar nuestras reservas de energía y fuerza de voluntad, siempre existirá un tope y los días tendrán 24 horas.
- Nuestra capacidad de procesamiento es limitada. La mente consciente, igual que un ordenador, sólo puede procesar una cierta cantidad de información a la vez. Es cierto que algunas personas nacen con un mayor «ancho de banda» que otras, pero existe un techo.
La única manera de superar estas limitaciones naturales es creando sistemas que trabajen por nosotros. De esta manera deja de existir un máximo respecto a lo que podemos conseguir. Cuantos más sistemas construyamos y mejor funcionen, más podremos abarcar, más fácil será conseguir resultados y mejores serán estos.
Esta es una lista de los distintos tipos de sistemas (o semillas de ellos) que existen, ordenados de menor a mayor en función de la cantidad de recursos que ahorran.
1. Principios
Tus valores, como su nombre indica, son las cosas que consideras importantes. Tus prioridades.
Tus principios son lo que conectan tus valores con tus acciones. Son señales que te indican el camino a seguir, y que te permiten determinar si una acción es correcta o incorrecta. Cuando tienes que tomar una decisión complicada, acudes a tus principios para saber qué es lo que debes hacer.
Un ejemplo. Hace poco me di cuenta de que un chico me había pagado dos veces el mismo curso. Podría haber hecho como si nada y quedarme con el dinero, pero uno de mis principios es que ser honesto es más importante que ganar pasta así que le devolví los 97 euros inmediatamente.
Es importante tener principios porque te facilitan la toma de decisiones y porque te ayudar a elegir aquellas opciones que te van a llevar a conseguir lo que quieres. Sin unos principios claros, acabarás haciendo cosas que van en contra de tus valores y, por tanto, de tus propios intereses.
Los principios pueden tener distintos orígenes. Algunas veces los creamos nosotros. Otras veces adoptamos los principios de personas a las que admiramos. También existen «packs de principios», como las religiones, las ideologías políticas o el manifiesto de Vivir al Máximo. En cualquier caso, lo importante es que elijas tus principios conscientemente y que estén alineados con tus valores, ya que si no acabarás haciendo justamente lo opuesto a lo que crees.
Aunque los principios no son sistemas como tal, he querido incluirlos en esta lista porque todos los sistemas tienen su origen en una serie de principios.
2. Reglas
Las reglas son instrucciones concretas para aplicar uno o más principios, y se derivan directamente de estos.
Mientras que los principios son guías abstractas para la toma de decisiones, las reglas son mucho más específicas y te dicen exactamente qué es lo que debes hacer.
Por ejemplo, el principio «ser honesto es más importante que ganar dinero» da lugar a varias reglas que aplico en mi negocio:
- Si un cliente paga de más, devolverle el dinero aunque no se haya dado cuenta
- Jamás mentir ni ocultar información relevante a mis lectores, aunque hacer esto suponga menores ingresos
- Etc.
Las reglas son especialmente útiles para situaciones que se repiten una y otra vez, ya que automatizan por completo la toma de decisiones, lo cual supone un ahorro de recursos. Pueden ser auto-impuestas (voy a hacer ejercicio de lunes a viernes a las 6 de la tarde), o impuestas por una entidad externa (sólo puedes cruzar cuando el semáforo está en verde).
La mejor manera de asegurar que se siguen las reglas es que existan consecuencias negativas para el que se las salte. Por eso, sueles respetar más las reglas que te pone tu jefe que las que te pones tú mismo.
Una regla o conjunto de reglas que generan un resultado determinado es la forma más básica de sistema.
3. Hábitos
Ok, aquí es donde la cosa se empieza a poner interesante.
Si recuerdas, los dos cuellos de botella que tenemos a la hora de expandirnos son nuestros recursos y nuestra capacidad de procesamiento. Sin embargo, los sistemas que hemos visto hasta ahora no ayudan mucho al respecto; lo único que hacen es reducir la cantidad de tiempo y fuerza de voluntad que empleamos en la toma de decisiones. Los hábitos, por el contrario, nos permiten saltarnos esas limitaciones y llevar nuestro rendimiento y desarrollo personal a otro nivel.
Un hábito es una acción que haces de manera regular con poco o ningún esfuerzo. Es algo que haces prácticamente sin pensar, de forma inconsciente.
La clave está en entender esto último: que los hábitos son tareas que se ejecutan inconscientemente.
Imagínate que en tu cabeza tienes un súper-ordenador y un operario. Tu mente inconsciente es el súper-ordenador. Tiene una capacidad de proceso prácticamente ilimitada y puede ejecutar miles de acciones al mismo tiempo sin inmutarse. El operario, que representa a tu mente consciente, está muy limitado. Sólo puede encargarse de una cosa a la vez, su capacidad de cálculo es mucho menor y se cansa fácilmente, pero es el único que puede programar el súper-ordenador.
Crear un hábito es trasladar una tarea que antes hacía el operario al súper-ordenador. De esta manera, no sólo liberas todos esos recursos sino que ganas en consistencia, ya que tu inconsciente es mucho más fiable que tu fuerza de voluntad.
Como tu mente inconsciente tiene un ancho de banda infinito y puede hacer muchas cosas a la vez, desarrollar buenos hábitos te hará invencible.
¿Alguna vez te has preguntado por qué ciertas personas son capaces de hacer de todo y conseguir resultados extraordinarios? No es porque sean más inteligentes ni porque sus días tengan más horas, sino porque han construido mejores hábitos.
CÓMO CREAR UN HÁBITO
«Somos lo que hacemos repetidamente, la excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito»
—Aristóteles
Aunque existe abundante literatura sobre la creación de hábitos, aquí tienes un resumen del proceso y algunos consejos:
- Para crear un hábito necesitas repetir un comportamiento de manera regular hasta que se vuelva inconsciente
- Al contrario de lo que mucha gente piensa, no se tardan 21 ni 30 días en formar un hábito, sino que depende de la persona, del hábito y de las circunstancias. Como media, te llevará entre 2 y 8 meses en conseguir que una determinada acción se vuelva automática
- El error más común es querer desarrollar demasiados hábitos a la vez. Recuerda que añadir un nuevo comportamiento o sustituir uno existente requiere fuerza de voluntad, que es un recurso finito y limitado. Los cambios demasiado bruscos son insostenibles y una receta para el fracaso
- Minimiza el gasto de fuerza de voluntad manipulando tu entorno. Es más fácil no comer chocolate cuando no hay chocolate en tu casa
- A la hora de crear un hábito, es más importante la consistencia que la cantidad. Mejor meditar 5 minutos todas las mañanas, y aumentar el tiempo una vez que hayas establecido la rutina y sentarte a meditar no te suponga un esfuerzo, que empezar con 1 hora desde el principio y abandonar a los pocos días porque es demasiado difícil
- Empieza desarrollando aquellos hábitos que vayan a producir un efecto dominó en tu vida. Hacer ejercicio de manera regular, llevar una alimentación equilibrada o dormir bien son hábitos que tienen un impacto positivo en todo lo demás
- La gran mayoría de acciones que realizas cada día las ejecuta tu mente inconsciente, y vienen dictadas por los distintos hábitos que has ido desarrollado a largo de tu vida. Por lo tanto, más que crear nuevos hábitos, lo que vas a hacer es reemplazar o arreglar los hábitos que ya tenías. Reprogramar el ordenador
4. Delegación
Delegar tareas a tu mente inconsciente en forma de hábitos es una técnica muy potente, porque te permite procesar más cosas a la vez y liberar recursos para seguir expandiéndote.
Sin embargo, existe una manera aún más efectiva de conseguir el mismo resultado: delegar esas tareas… ¡a otras personas! De esta manera ni si quiera tiene que encargarse tu subconsciente 🙂
El principal problema a la hora de implementar esta estrategia es que no puedes contratar a alguien, decirle «hazme esto» y esperar que lo haga exactamente igual que lo hubieses hecho tú. Cada individuo tiene una manera distinta de procesar el mundo y de trabajar, y aunque esa persona ponga todo su esfuerzo en la tarea en cuestión, el resultado será distinto a lo que tú esperabas por un sencillo motivo: los seres humanos no podemos leernos la mente los unos a los otros.
La solución a este tipo de malentendidos es documentar paso a paso las tareas que quieras delegar, explicando exactamente qué se debe hacer en cada situación. De esta manera, conviertes algo abstracto como «encárgate de los e-mails» en un manual de instrucciones que, aplicado correctamente por cualquier persona, produce los mismos resultados que si esa tarea la hicieses tú.
Esto es lo que hacen las grandes empresas como McDonalds, que tienen documentados todos y cada uno de sus procesos. Por ejemplo, los empleados reciben instrucciones exactas para hacer las hamburguesas:
- Calentar la plancha a 200 grados
- Colocar tres hamburguesas sobre la plancha
- Cuando hayan pasado 43 segundos, darles la vuelta
- Mientras se cocinan por ese lado, preparar las cajas y el pan
- Etc.
Lo mismo ocurre en los hospitales, donde tienen protocolos para todo. Todas las enfermeras saben exactamente lo que deben hacer en cada situación e incluso tienen una metodología específica para hacer las camas.
Documentar procesos es la única manera de crear «sistemas humanos», en los cuales las personas son partes de una gran máquina que funciona como un reloj. Este es un ejercicio muy positivo para ti, porque te obliga a tener claro qué es lo que quieres, y también tiene muchas ventajas para la empresa:
- Los resultados son consistentes. Un Big Mac sabe siempre igual, vayas donde vayas
- Nadie es imprescindible. Da igual que las hamburguesas las haga Juan que las haga María, porque las van a hacer exactamente igual
- Se reduce el tiempo de formación de los empleados, que desde el primer día saben qué es lo que tienen que hacer porque viene en el manual de instrucciones
- Si algo falla sólo hay dos posibilidades: el sistema no funciona y hay que mejorarlo, o el empleado ha metido la pata y hay que penalizarle
Aunque delegar es una técnica muy potente, también tiene sus propios desafíos.
El primero es que no todo se puede escribir como una lista de pasos. No existe un manual de instrucciones para escribir una buena novela o programar un buen plugin de WordPress (aunque sí que hay principios y reglas o best-practices). Por eso los trabajos creativos se pagan tan bien.
Luego están todos los problemas que surgen cuando trabajas con personas: se ponen enfermos, se marchan de un día para otro, hacen huelgas… Un sistema humano no es 100% pasivo. Siempre hay que estar monitorizándolo y ajustándolo.
Por último, no todo el mundo vale para todos los trabajos. Para poder delegar de forma efectiva, primero necesitas encontrar a la persona adecuada para ese puesto.
Afortunadamente, existe una manera de delegar evitando la mayoría de estos inconvenientes.
5. Automatización
Automatizar consiste en delegar una determinada tarea a una máquina en vez de a otro ser humano.
Esto tiene muchas ventajas porque las máquinas no se cansan, no se ponen enfermas, no se quejan, no se van a la competencia, no se equivocan tanto y no requieren tanta monitorización como las personas, lo cual permite reducir costes y aumentar la productividad.
Para automatizar un proceso necesitas documentarlo y descomponerlo en una serie de reglas o pasos lineares, igual que si fueses a delegarlo en un empleado. La diferencia es que en vez de redactarlo en castellano, tienes que escribirlo en un lenguaje que el software de turno pueda entender.
La automatización es el santo grial de la consolidación y los ingresos pasivos, y una de mis grandes pasiones. Un sistema bien diseñado y 100% automático me parece una obra de arte.
Este 2015 estoy centrándome en automatizar todo lo que puedo, y si te has apuntado a Idea2Blog lo habrás notado:
- El proceso de compra se puede hacer sin ningún tipo de intervención por mi parte
- Durante cuatro semanas, cada 7 días se libera automáticamente el siguiente módulo del curso
- Durante el curso te van llegando e-mails informándote del nuevo material y ayudándote con el mismo
Todo lo anterior ocurre sin ningún tipo de intervención por mi parte. Los sistemas informáticos que he configurado trabajan por mí mientras yo estoy tomando un gelato de nocciola frente al Coliseo.
Obviamente, las máquinas no pueden hacerlo todo (por ahora), y hay cosas que a los humanos se nos dan mejor (de momento), pero siempre que puedas elegir entre persona o máquina para hacer algo por ti sin que afecte a la calidad del resultado elige lo segundo.
6. Eliminación
Sólo existe una estrategia más eficiente que programar una máquina para que realice una cierta tarea por ti: no hacer esa tarea; eliminarla por completo.
Esta es una alternativa que solemos ignorar, cuando debería ser la primera a tener en cuenta. Antes de pensar en delegar o automatizar un proceso tendríamos que preguntarnos si realmente es necesario, y muchas veces descubriríamos que, en el fondo, no es tan importante.
Para decidir si deberías seguir haciendo algo, mide los recursos que está consumiendo y el impacto que tiene en el resultado final, y en función de eso evalúa si te merece la pena.
La famosa estrategia del 80/20 de la que Tim Ferriss habla en su libro se basa justamente en eliminar sin piedad todo lo que no es esencial y centrarse sólo en el 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados.
¿Por dónde empezar?
Lo que te acabo de presentar es algo así como mi «jerarquía de sistematización». Eres libre de usarla cómo creas más conveniente, pero en caso de que no sepas muy bien cómo crear un sistema, aquí tienes algunas ideas para añadir nuevos sistemas a tu vida:
PASO #1: DEFINE TUS PRINCIPIOS
El primer paso es tener claro cuáles tus principios, ya que son el origen de todo. Son los faros que te guiarán tanto en lo personal como en lo profesional.
Para definir tus principios, pregúntate: ¿qué es lo que más valoro (en otras personas o negocios)?
No hace falta que lo tengas todo perfectamente claro. Tus principios irán evolucionando a lo largo del tiempo en función de las experiencias que vayas viviendo y de las reflexiones que extraigas de ellas.
PASO #2 – CREA REGLAS Y PROCESOS
Una vez que hayas definidos tus principios, el siguiente paso es conectarlos con tus objetivos mediante reglas.
¿Qué reglas que se deriven directamente de tus valores debes aplicar en tu día a día para conseguir esas metas?
Una vez que las tengas, intenta ponerlas por escrito descomponiéndolas en forma de procesos: sucesiones lineales de pasos que producen un resultado determinado.
PASO #3 – AUTOMATIZA ESOS PROCESOS
Para cada uno de los procesos del paso anterior, empieza por preguntarte: ¿es realmente necesario hacer esto?
Si la respuesta no es un claro sí, elimínalo.
Por el contrario, si la respuesta es afirmativa, piensa en cuál es la mejor manera de delegar ese proceso: que lo haga tu subconsciente, que se encargue otra persona, o que se ocupe de ellos una máquina.
Normalmente, para los temas personales te interesará desarrollar hábitos, mientras que para todo lo demás te resultará más conveniente delegar o automatizar.
Nunca dejes de mejorar tus sistemas
Tus resultados dependen directamente de la calidad de tus sistemas.
Es imposible crear sistemas de negocios o de cualquier otra cosa y predecir cuáles van a ser esos resultados, ya que unos sistemas interaccionan con otros creando reacciones en cadena demasiado complejas para poder comprenderlas, pero siempre aplica una máxima:
Cuanto mejores sean tus sistemas, mejores serán tus resultados
Por eso, simplemente céntrate en mejorar tus sistemas y los resultados llegarán solos.
Empieza por arreglar aquellos sistemas que en este momento sean un cuello de botella o por desarrollar aquellos que tienen el potencial de generar un efecto dominó en tu vida, y repite el proceso una y otra vez. Conseguir la vida con la que sueñas será sólo cuestión de tiempo.
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¡Ya estoy en Roma! De momento, lo que más me ha llamado la atención de la ciudad es la cantidad de Smarts que hay. ¡Están por todas partes! Yo que creía que el invento de Mercedes había sido un fracaso, y resulta que todas las unidades las han comprado los romanos…
Estos dos últimos posts sobre sistemas están inspirados en el libro Work the System, de Sam Carpenter. Imprescindible. Muchas gracias a Alejandro Castrelo por recomendármelo 🙂
Foto: Engranajes