A principios de 2016 me vi obligado a tomar una decisión.
Vivir al Máximo había crecido mucho en los últimos 3 años, y el volumen de lectores que había alcanzado requería que me pasase varias horas cada día respondiendo e-mails y realizando tareas administrativas que apenas me dejaban tiempo para otras cosas. Además, no me quedaba más remedio que estar pendiente del correo los 365 días del año por si algo fallaba a nivel técnico o algún cliente solicitaba una devolución, lo cual me impedía desconectar por completo.
Lo que había empezado como un hobbie se me había ido de las manos.
Ya apenas dedicaba tiempo a lo que me gustaba y se me daba bien, que es crear contenido, y tampoco podía empezar los nuevos proyectos que tenía en mente.
Me había convertido en una víctima de mi propio éxito. Y la única salida era buscar a alguien que me ayudase.
Ahí fue cuando decidí contratar a un asistente virtual: una persona de confianza que se encargase de todas las tareas que me estaban robando tiempo y que no era necesario que hiciese yo, y que me diese la tranquilidad de saber que todo va a seguir funcionando con normalidad cuando yo no esté.
El único problema es que como nunca antes había contratado a nadie, no tenía ni idea de cómo hacerlo:
- ¿Cómo encontrar a la persona correcta?
- ¿Qué tareas delegar y qué tareas no delegar?
- ¿Cuánto debería pagarle?
Estaba lleno de dudas, así que decidí hacer lo que hago siempre en estos casos: buscar a otras personas con más experiencia que yo en el tema y aprender de ellas.
Durante varias semanas leí libros e hice cursos sobre contratación y delegación. Estudié las ofertas de trabajo y los procesos que seguían mis referentes para «fichar» a los miembros de su equipo. E incluso tuve una sesión de 2 horas con mi business coach en la que invertí cientos de euros para plantearle todas mis dudas.
Luego, con todo lo que había averiguado, llevé a cabo un proceso de contratación que duró más de un mes y que me permitió contratar a Adri, una chica gallega de 25 años con la que llevo trabajando ya más de 8 meses y con la que estoy encantado.
Gracias a Adri me he liberado de tareas secundarias que me quitaban muchísimo tiempo y he podido volver a centrarme en crear contenido de calidad. He podido hacer realidad proyectos que me habría sido imposible afrontar yo sólo, como la última Fiesta VAM o mi nuevo curso Encuentra tu camino. Y sobre todo, he dejado de ser un esclavo de mi negocio, porque ahora Vivir al Máximo puede funcionar sin problemas sin mí.
Aunque no soy ni me considero un experto en contratar ni crear equipo, estos últimos meses varios amigos y compañeros de profesión que están buscando asistente virtual me han pedido que les ayude y les explique cuál fue el proceso que seguí yo para contratar a Adri, ya que en Internet no existe información de calidad sobre este tema.
Por eso, he decido escribir un mega-post explicando paso a paso lo que hice yo, para ayudar a todos aquellos emprendedores que se encuentran en la encrucijada de contratar a un empleado por primera vez.
Además, creo que este artículo también te resultará muy útil si no tienes un negocio, ya que te permitirá ver el proceso de selección desde el punto de vista del empleador y de esta manera hacerlo mejor la próxima vez que te presentes como candidato a cualquier puesto de trabajo.
Índice
Los 5 pasos para contratar a una buena secretaria virtual
Cuando tomé la decisión de contratar a un asistente virtual, lo primero que hice fue sentarme a definir el proceso que iba a seguir.
Después de mucho leer e investigar, no encontré ningún método que se ajustase exactamente a lo que yo quería, así que creé el mío propio basándome en lo que había aprendido de otros expertos y en la manera en que Microsoft selecciona a sus ingenieros.
Estos son los 5 pasos que lo componen:
- Define el perfil de tu candidato ideal
- Diseña las pruebas de selección
- Publica la oferta de trabajo
- Evalúa a los candidatos
- Cierra la contratación
Veamos en detalle en qué consiste cada uno de ellos.
Paso #1: Define el perfil de tu candidato ideal
Para poder encontrar a tu empleado ideal, necesitas tener muy claro qué es lo que estás buscando, ya que de eso va a depender el resto del proceso: desde la oferta que publiques hasta las pruebas de selección.
Además, si no tienes claro el perfil que te interesa, corres el riesgo de acabar contratando a la persona equivocada, un error que puede costarte cientos de horas, miles de euros y el mal trago de tener que despedir a alguien a los pocos días de empezar (créeme, conozco a gente a quien le ha pasado y no es agradable). De ahí que sea una parte fundamental del proceso.
En mi caso, para definir el perfil de mi asistente virtual ideal, me hice tres preguntas:
¿Qué tareas quiero delegar?
Lo primero que hice fue pensar en las tareas que quería delegar a mi futuro asistente.
Para ello, dividí mi negocio en tres tipos de tareas:
- Tareas recurrentes. Aquellas tareas que necesito hacer regularmente para que el negocio siga funcionando. Por ejemplo: publicar posts, moderar comentarios, responder e-mails…
- Tareas puntuales. Aquellas tareas que necesito hacer de vez en cuando. Por ejemplo: organizar eventos presenciales, hacer estudios de mercado, contratar a freelancers…
- Tareas futuras. Aquellas tareas que no he hecho todavía, pero que me gustaría hacer en un futuro. Por ejemplo: grabar vídeos, documentar procesos, gestionar activamente mis redes sociales…
De todas esas tareas, había algunas que las podía hacer cualquiera y por tanto eran fácilmente delegables, como el moderar comentarios, y otras en las sí hacía falta mi participación, como el publicar nuevos artículos.
Las segundas, que a primera vista no se podían delegar, las dividí en sub-tareas, ya que, aunque yo tuviese que participar a la fuerza, no era necesario que me encargase de todo.
Por ejemplo, el «publicar posts» se compone de las siguientes sub-tareas:
- Elegir la temática del artículo
- Investigar y recopilar información
- Redactar el guion
- Escribir el contenido
- Formatear el post en Word
- Corregir erratas
- Añadir enlaces
- Maquetar el artículo en WordPress
- Programar el artículo
- Escribir la newsletter para acompañar al post
- Programar la newsletter en Active Campaign
Si te fijas, de todas esas tareas yo sólo tengo que encargarme de redactar el guion, escribir el contenido y escribir la newsletter. Del resto podría encargarse mi asistente.
Es más: si contratase a un buen copywriter que supiese imitar mi estilo, podría incluso darle el guion a él y que se ocupase de la escritura del contenido y de la newsletter.
Y es que en el fondo no somos tan necesarios como pensamos. Casi todo lo puede hacer otra persona igual de bien o mejor que nosotros.
Una vez que terminé la lista de tareas y sub-tareas de mi negocio, anoté todas aquellas que quería quitarme de encima.
¿Qué habilidades y cualidades son necesarias para realizar esas tareas?
Después de definir las tareas que quería delegar, hice otra lista con las habilidades y cualidades necesarias para hacer todas esas tareas bien.
Por ejemplo, para responder a los e-mails de lectores y clientes se necesita…
- Escribir rápido, de forma clara y sin faltas de ortografía
- Conocer bien los distintos artículos y los productos de Vivir al Máximo
- Saber tratar a otras personas
O para organizar un evento con 200 personas, hace falta…
- Sentirse cómodo trabajando bajo presión
- Ser muy organizado
Luego, distinguí entre habilidades deseables y habilidades imprescindibles.
Las habilidades deseables son aquellas que se pueden desarrollar fácilmente, como por ejemplo manejar Active Campaign. Si el candidato ya las tienes es un plus, pero si no es el caso tampoco pasa nada, porque las puede aprender en unas horas.
Las habilidades imprescindibles, por el contrario, no se pueden desarrollar en dos días. Si alguien necesita programar en PHP para hacer bien su trabajo, tiene que saber programar desde el primer día, y, a ser posible, conocer ese lenguaje de programación. No es algo que le puedas enseñar tú con un par de vídeos.
En mi caso, las habilidades imprescindibles que buscaba eran atención al detalle, buena organización, inglés, escritura y altos niveles de espabilismo.
El saber de WordPress, de Analytics o de contabilidad eran habilidades deseables, pero sabía que un buen candidato podría aprenderlas rápidamente.
¿Cuánto tiempo requieren esas tareas y cuánto estoy dispuesto a pagar por ellas?
Por último, una vez que tuve claro qué es lo que quería delegar y las habilidades y cualidades que debía tener mi candidato ideal, calculé cuántas horas por semana le llevaría a alguien hacer todo eso y decidí cuánto estaba dispuesto a pagar por ello.
Para calcular el tiempo, calculé cuánto me llevaban a mí todas las tareas recurrentes y luego le añadí un 50% de margen.
También pensé en las tareas con las que necesitaría ayuda en un futuro próximo.
Al final, llegué a la conclusión de que necesitaba a alguien 2-3 horas al día para hacer las tareas de mantenimiento, pero como tenía mil proyectos en mente esa persona acabaría trabajando a tiempo completo a los pocos meses.
Respecto al sueldo, lo que hice fue buscar por Internet y preguntar a algunos compañeros para hacerme una idea de cómo estaba el mercado para puestos similares.
Luego, en base a eso y a los ingresos de mi negocio, establecí un rango de sueldos que estaba dispuesto a pagar según la valía del candidato.
Mi filosofía es la de no escatimar con estas cosas y pagar bien para contratar a gente buena, pero siempre dentro de unos límites razonables que marca el mercado.
Paso #2: Diseña el proceso de selección
Después de definir el perfil de tu asistente ideal, el siguiente paso es decidir cómo vas a determinar qué candidatos cumplen los requisitos que te has marcado.
Con diferencia, la peor manera de hacer esto es fijándote en su currículum vítae.
Aunque conocer la educación y la experiencia de alguien es interesante, no te dice mucho sobre sus conocimientos reales ni sobre su forma de trabajar.
Y es que un CV no deja de ser un papel, y el papel lo aguanta todo.
En vez de eso, lo que necesitas hacer es poner a prueba a los candidatos.
Verles en acción en una situación similar a la que se van a encontrar en su día a día si les contratas y evaluar su rendimiento.
Así es como podrás saber si realmente tienen el perfil y las habilidades que estás buscando a pesar de los títulos y de la experiencia previa que dicen tener.
En mi caso, diseñé un proceso de selección de tres fases para contratar a mi secretaria virtual.
Fase I: Cuestionario inicial
Poner a prueba las habilidades de un candidato y evaluar los resultados de esas pruebas de selección lleva mucho tiempo.
Por eso, si esperas recibir un gran número de solicitudes a tu oferta de trabajo como era mi caso, necesitas tener un filtro inicial que te permita descartar lo más rápido posible a aquellas personas que no cumplen el perfil que estás buscando.
En las grandes empresas tecnológicas como Microsoft, por ejemplo, suele haber dos filtros:
- Un formulario para presentar tu solicitud en el que te piden tu CV y otros datos básicos sobre ti, para ver si cumples los requisitos mínimos para el puesto (por ejemplo, saber programar)
- Una serie de entrevistas telefónicas en las que te hacen preguntas técnicas generales o incluso te hacen programar a través de una plataforma online
Sólo si pasas ambos filtros te pagan un billete a Seattle para que te entrevisten los ingenieros del equipo que está pensando en contratarte.
En mi caso, no necesitaba algo tan sofisticado, así que únicamente diseñé un formulario de Google Forms con unas cuantas preguntas clave.
Date cuenta que el objetivo de estas cuestiones no es tanto el determinar si un candidato tiene las habilidades y los requisitos imprescindibles que estoy buscando, si no el comprobar si no los tiene para descartarle del proceso.
Estas son las distintas preguntas que elegí y el porqué de cada una de ellas:
“¿Cómo encontraste Vivir al Máximo y esta oferta de trabajo?”
Con esta pregunta quería saber si el candidato era alguien que venía siguiéndome desde hace tiempo y que por lo tanto conocía bien el blog y estaba «comprometido con la causa», o si por el contrario era una persona recién llegada al blog.
El ser seguidor de Vivir al Máximo no era un requisito imprescindible, pero sí que sumaba puntos.
“Graba un vídeo de menos de 1 minuto explicándome por qué quieres trabajar conmigo y por qué crees que eres el mejor candidato para el puesto.”
Esta fue una de las preguntas clave del cuestionario.
En primer lugar, servía como barrera de entrada, porque obligaba al candidato a grabar un vídeo y eso siempre es algo que lleva más trabajo que escribir.
De esta manera, sólo las personas verdaderamente interesadas en el puesto respondían al cuestionario.
Además de eso, me permitía verle la cara al candidato y escucharle hablar para comprobar si había ‘feeling'.
Esto es algo muy importante en un asistente. Como voy a tener que hablar con él todas las semanas, necesito entenderle bien y sentirme cómodo con él.
Por último, pedía explícitamente que el vídeo fuese de menos de 1 minuto, para ver quién prestaba atención a los pequeños detalles como ese y era capaz de seguir mis instrucciones.
“Comparte conmigo cualquier experiencia laboral previa que tengas y que sea relevante a este puesto de trabajo. ¿Has trabajado alguna vez como secretario, asistente de dirección, project manager o similar? ¿Qué sabes sobre blogging, marketing online o e-mail marketing? ¿Qué otros conocimientos o habilidades tienes que pueden serte útiles para este trabajo?”
El objetivo de esta pregunta era saber qué conocimientos y habilidades útiles para el puesto tenía el candidato.
En este caso no estaba buscando que supiese algo concreto o que tuviesen una experiencia determinada, sino más bien quería hacerme una idea de qué es lo que sabía y qué es lo que no sabía para ser consciente de en qué áreas necesitaría formarle.
También me interesaba saber si tenía alguna habilidad adicional que no hubiese pedido en la oferta de trabajo pero que pudiese ser útil para el negocio, como por ejemplo el saber grabar y editar vídeos.
“¿Has trabajado alguna vez desde casa? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Cuál fue tu experiencia?”
Aunque el trabajar desde casa parece muy bonito sobre el papel, en la práctica no es para todo el mundo.
Hay personas que sufren trabajando solas y prefieren estar en una oficina rodeadas de gente, o que no tienen la auto-disciplina necesaria para ponerse a trabajar sin un horario claramente definido.
Con esta pregunta pretendía saber si el candidato tenía experiencia previa trabajando por su cuenta y si las sensaciones que tuvo al hacerlo fueron positivas, o si por el contrario iba a ser algo nuevo para él.
“Cuéntame alguna anécdota que demuestre que eres una persona espabilada y resolutiva. Alguien capaz de buscarse la vida para conseguir sus objetivos.”
El espabilismo es la cualidad más importante que buscaba en mi asistente. De ahí esta pregunta.
Aunque era consciente de que cualquiera iba a ser capaz de pensar en una anécdota que demostrase que sabe buscarse la vida, decidí incluir esta cuestión para ver que entendía el candidato por «espabilado y resolutivo» y para remarcar la importancia de estas cualidades para el puesto.
“Háblame de algún momento en el que tuvieses que gestionar una gran carga de trabajo y priorizar entre distintas tareas. ¿Cómo lo hiciste?”
El razonamiento de esta pregunta es el mismo que el de la pregunta anterior.
Una de las cualidades imprescindibles para el puesto de asistente es la de saber organizarse bien y priorizar distintas tareas, así que me interesaba remarcar la importancia de estas habilidad y conocer la experiencia del candidato al respecto.
“¿Cuál es tu situación laboral? ¿Estás desempleado, eres autónomo o trabajas para un tercero? Si ya tienes trabajo, ¿en qué trabajas, cuántas horas y con qué horario?”
El objetivo de esta pregunta era conocer la situación laboral de los candidatos para hacerme una idea de qué es lo que podía esperar de ellos.
Buscaba a alguien que pudiese comprometerse al 100% con Vivir al Máximo y que no tuviese problema en empezar con media jornada e ir aumentando sus horas poco a poco hasta estar a jornada completa, así que prefería evitar a aquellos candidatos que ya estuviesen trabajando para una empresa o para otros clientes.
“En caso de no ser autónomo, ¿estarías dispuesta a darte de alta como tal si ese gasto adicional estuviese incluido en tu sueldo?”
Aunque estaba dispuesto a hacer un contrato fijo en caso de que fuese necesario, mi preferencia era el contratar por horas.
Por eso, me interesaba saber si el candidato iba a estar dispuesto a darse de alta como autónomo aunque yo tuviese que pagarle la cuota.
“¿Cuál sería tu horario de trabajo ideal? ¿Cuál es tu disponibilidad? ¿Hay algún día de la semana y/o momento del día en el que te sería imposible trabajar?”
El horario de trabajo era la menor de mis preocupaciones a la hora de contratar.
Si encontraba a alguien bueno, no me importaba que trabajase cuando mejor le viniese para que se sintiese cómodo.
Mis únicos requisitos es que estuviese disponible todos los días de lunes a viernes porque quería que respondiese a todos los e-mails que recibiésemos en menos de 24h, y que no trabajase sólo de madrugada para que pudiésemos coincidir varias horas cada día y tener reuniones.
“¿Qué sueldo neto (después de impuestos) te gustaría ganar cada mes si tuvieses una jornada laboral de 10 horas a la semana?”
Con esta pregunta lo que pretendía era conocer las expectativas salariales del candidato para ver si coincidían con lo que yo estaba dispuesto a pagar y si se ajustaban a su nivel de cualificación.
Mi objetivo era que mi asistente estuviese contento con su sueldo, así que si lo que esperaba ganar quedaba fuera de mi alcance o no se correspondía con su cualidades y experiencia, no me quedaría más remedio que descartarle.
“¿Te gustaría que tus horas de trabajo aumentasen en un futuro próximo hasta acabar trabajando a tiempo completo? De no ser así, ¿cuántas horas como máximo estarías interesado en trabajar?”
Tenía claro que mi asistente acabaría trabajando a tiempo completo a los pocos meses de entrar en la empresa porque había varios nuevos proyectos que quería empezar.
Por eso, necesitaba saber qué candidatos estaban interesados en trabajar a tiempo completo y si tenían disponibilidad para ello.
“Completa la siguiente tarea:
‘Necesito que busques posibles lugares para organizar la próxima cena nacional VAM en Madrid. Seremos entre 150 y 200 personas, y me gustaría que incluyese barra libre de vino/cerveza y que la comida fuese de pie, en plan catering, para que los asistentes puedan interaccionar entre sí. Después de la cena nos iremos por ahí a bailar y tomar algo.'”
El objetivo de esta tarea práctica era comprobar cómo se desenvolvería el candidato a la hora de organizar un posible evento.
Su respuesta me serviría para hacerme una idea de qué tal se organiza, de su atención al detalle y de las ganas que tiene de conseguir ese trabajo, todas ellas cualidades muy importantes.
“¿Cómo responderías al siguiente e-mail?
‘Hola Ángel. Me llamo María y doy clases de inglés en casa y en las escuelas, pero a la vez hago viajes de programas de inmersión en el extranjero. Mi pregunta es: como tú eres un experto, ¿cómo podría yo poner todo eso en una página web para que la gente se apunte y gane dinero? Si pudieras aconsejarme te lo agradecería mucho. Saludos y sería un placer conocerte personalmente.'”
En este caso, quería ver cómo respondería el candidato a un lector de Vivir al Máximo que me mandase un e-mail.
Con esta segunda tarea práctica pretendía ver qué tal escribe, cómo trata con otras personas, y si conoce mis productos y mis antiguos posts.
“¿Cómo encaja este trabajo con tus objetivos profesionales a 3-5 años vista? Explícame cuáles son tus planes a largo plazo y cómo crees que este trabajo va a ayudarte a conseguirlos.”
Esta fue la última pregunta del cuestionario.
Lo que buscaba aquí era entender las expectativas de futuro del candidato:
- ¿Le gustaría seguir conmigo a largo plazo?
- ¿Acaba de empezar su propio negocio y necesita un trabajo flexible que le permita ganar dinero mientras el proyecto acaba de arrancar?
- ¿Qué quiere aprender trabajando conmigo?
Para mí era importante el poder ayudar a la persona que trabajase conmigo con su carrera y sus objetivos laborales para que estuviese lo más feliz posible, y quería asegurarme que iba a poder conseguirlo.
Fase II: Pruebas prácticas
El segundo paso después de la criba inicial fue pedirles a los candidatos restantes que resolviesen varias tareas similares a las que tendrían que hacer si finalmente acabasen trabajando conmigo, para de esta manera poder determinar quiénes eran los más adecuados para el puesto.
En Microsoft, estas tareas de prueba eran problemas de programación o de diseño a los que se había enfrentado previamente el equipo que estaba pensando en contratarte.
En mi caso, elegí dos tareas que yo había tenido que hacer en el pasado y que tenía pensado delegar a mi asistente.
La primera consistía en analizar los resultados de una encuesta con más de 500 respuestas, categorizar esas respuestas y encontrar las 3 categorías más frecuentes. Luego, tenían que entregarme un Excel con los datos que les pedía organizados de una cierta manera, y en base a esa información decirme cuáles eran los 3 próximos productos que debería crear y vender en Vivir al Máximo.
La segunda tarea trataba de hacer una investigación sobre el «miedo al qué dirán» para un artículo que tenía pensado escribir. Les pedía a los candidatos que buscasen información sobre este tema, tanto en español como en inglés, y que me entregasen un documento de Word indicando 10 motivos por los que sentimos este miedo y 10 maneras de lidiar con él, junto con la fuente de donde habían sacado esa información.
Las instrucciones de las dos tareas las grabé en sendos archivos de audio, porque es la manera en la que normalmente le voy a decir a mi asistente qué es lo que tiene que hacer, y ambas incluían instrucciones muy específicas sobre qué es lo que quería, en plan «los resultados tienen que estar en Times New Roman tamaño 13» o «el título de las columnas debe ir en negrita y en mayúsculas» para evaluar su atención al detalle.
Además, puse un límite de 1 hora para cada una de las tareas y les pedí que me enviasen lo que hubiesen sido capaces de terminar después de ese tiempo, para ver su velocidad de trabajo y su capacidad de priorización, y porque me parecía mal hacerles currar más de 2 horas gratis.
Si estás interesado, puedes descargar las dos pruebas aquí: Desafío VAM 1, Desafío VAM 2.
Fase III: Entrevista personal
El tercer y último paso del proceso de selección fue una entrevista personal.
En esta fase ya debería tener claros cuáles eran los mejores candidatos, y lo único que me faltaba hacer era hablar con cada uno ellos personalmente para pedirles que me aclarasen cualquier duda que pudiese tener sobre su perfil, ver qué sensaciones me transmitían y en base a toda la información que había ido recopilando hasta ese momento tomar una decisión.
Pienso que esta entrevista final es muy importante porque no puedes elegir a alguien con quien vas a trabajar mano a mano sin charlar antes con él y dejar que tu intuición te diga si es la persona adecuada. Además, esta conversación puede servir como desempate en caso de que haya varios candidatos igualados y seas incapaz de elegir.
Paso #3: Publica tu oferta de trabajo
Una vez que tengas claro el perfil de la persona que estás buscando y el proceso que vas a seguir para seleccionarla, estás listo para el siguiente paso: redactar y publicar la oferta de trabajo.
Si has hecho correctamente todo lo que te he explicado, esta parte debería resultarte sencilla, porque sólo tienes que poner por escrito información que ya conoces y decidir dónde vas publicarla.
Veamos en detalle cómo hacer ambas cosas.
Qué incluir en tu oferta de trabajo
No hay una manera «correcta» de estructurar una oferta laboral.
Esto es algo que cada cual hace a su manera, como la tortilla de patatas.
Tan solo debes asegurarte de que queda perfectamente claro en qué consiste el trabajo para el que estás contratado, qué perfil debe tener el candidato ideal, las condiciones que ofreces y cómo funciona el proceso de selección.
Si eres demasiado genérico en tu oferta y das pocos detalles, atraerás a las personas equivocadas y recibirás un montón de preguntas, y al final acabarás trabajando el doble.
Te lo digo por experiencia, ya que hace varios años publiqué un anuncio para contratar a alguien que me hiciese la comida y recibí decenas de solicitudes en menos de 24 horas.
La mayoría las descarté inmediatamente porque no era lo que estaba buscando (por ejemplo, chefs profesionales que cobraban un dineral), pero como no lo había dejado claro en mi anuncio no podían saberlo, así que se presentaron para el puesto igualmente.
A la hora de contratar a mi asistente creo que lo hice un poco mejor. Estas fueron las secciones en las que dividí la oferta y lo que incluí en cada una de ellas:
Responsabilidades: lo que vas a hacer
Las tareas de las que se iba a encargar el candidato al que contratase.
Aquí básicamente incluí la lista de tareas a delegar que hice en el Paso 1.
Requisitos: lo que estoy buscando
Las habilidades y cualidades imprescindibles para el puesto.
¡Sólo las imprescindibles, no las deseables!
Esta información también la tenía del Paso 1, así que sólo tuve que ponerla por escrito y explicar brevemente a qué me refería con cada habilidad/cualidad.
Beneficios: qué ganas trabajando conmigo
Esta sección es muy importante.
Si pretendes contratar a alguien bueno, tienes que entender que a esa persona no le faltan opciones, y que por lo tanto tienes que darle razones de peso para que te elija a ti en vez de a otra empresa.
La manera de hacer esto es explicándole qué es lo que va a ganar si trabaja contigo, y cuáles son las ventajas de tu oferta frente a otras similares.
En mi caso, por ejemplo, hice hincapié en que el candidato seleccionado podría trabajar desde donde quisiese y tener horario flexible, que es algo que muy pocas empresas ofrecen.
Condiciones: la letra pequeña
Las condiciones del puesto de trabajo como tal.
Es decir, todos los detalles o requisitos que no hayas mencionando anteriormente y que el candidato deba conocer.
En mi oferta, por ejemplo, expliqué que inicialmente la jornada laboral sería de 2-3 hora al día con intención de aumentar hasta jornada completa, y que el candidato seleccionado tendría que pasar un periodo de prueba remunerado de 21 días.
Cómo enviar tu solicitud
Las instrucciones para presentarse como candidato y el funcionamiento del proceso de selección.
Aquí incluí fases, plazos y fechas, y también un enlace al cuestionario de Google Docs.
El tema de la presentación de solicitudes puedes tratarlo como una fase más del proceso y asignarle una fecha límite, como hice yo, o puedes dejarla abierta indefinidamente hasta que encuentres a la persona ideal. Todo depende de tus preferencias y del número de candidatos que esperes recibir.
***
Así fue como estructuré yo mi oferta, pero como te dije al principio, tu puedes estructurarla como te dé la gana siempre que seas específico e incluyas toda la información necesaria.
Si estás interesado en leer el texto completo que publiqué en su día para contratar a Adri, puedes descargarlo gratis aquí.
Dónde publicar la oferta de trabajo
Después de redactar la oferta de trabajo, lo siguiente que tienes que hacer es conseguir que llegue a las personas correctas.
Existen distintas maneras de hacer esto. De mejor a peor, son las siguientes:
Publicar la oferta en tu comunidad
Si tienes un blog, un foro, un grupo de Facebook o cualquier otro tipo de comunidad en la que tú eres la cara visible, ese debería ser el primer lugar en el que publicar tu oferta de trabajo.
El motivo es que todas esas personas que te siguen ya te conocen, saben cómo trabajas y te admiran, así que van a estar mucho más interesados y comprometidos con el trabajo que cualquier persona «de la calle».
Yo, por ejemplo, publiqué la oferta de asistente personal en mi blog y recibí más de 200 solicitudes de gente increíble y súper-preparada, así que no tuve que buscar en ningún otro sitio.
Preguntar a amigos y conocidos
Aunque la opción #1 es la ideal, es posible que no tengas una comunidad de miles de personas a la que recurrir para contratar a alguien.
En ese caso, tu siguiente mejor opción es decirle a tus familiares, amigos y contactos profesionales que estás buscando a una asistente virtual –o el puesto que sea– para tu empresa, explicarles el tipo de perfil que necesitas, y preguntarles si conocen a alguien bueno con esas características que pudiese estar interesado.
El motivo por el que esta opción es tan potente es porque tu círculo social hará una pre-selección de candidatos por ti y te pondrá sólo en contacto con aquellos que puedan merecer la pena. Y además te saldrá totalmente gratis.
Publicar la oferta en una plataforma especializada
Si ninguna de las opciones anteriores te funciona, no te quedará más remedio que acudir al mercado.
Existen un montón de webs y plataformas llenos de gente buscando trabajo, pero para obtener los mejores resultados te conviene acudir a un lugar especializado en el perfil que estás buscando.
Por ejemplo, si estás buscando a un dentista, puedes publicar tu oferta en el Colegio de Dentistas de tu comunidad autónoma.
Si estás buscando a un programador, puedes ir a Betabeers.
Y si estás buscando a un creativo, puedes acudir a Domestika.
La ventaja de estas páginas especializadas es que la gente que las consulta tienen un perfil muy específico, y si coincide con lo que tú estás buscando hay más probabilidades de que encuentres a un candidato adecuado.
Publicar la oferta en una plataforma generalista
Por último, en el caso de que sigas sin encontrar a nadie o de que no exista una plataforma especializada para el puesto que necesitas (por ejemplo, el de secretaria virtual), tendrás que publicar tu oferta en plataformas dirigidas a todo tipo de perfiles.
Estas son las más populares:
- InfoJobs. El portal de trabajo más grande de España. El publicar una oferta cuesta entre 150€ y 300€, pero te garantiza que llegará a muchísima gente.
- Job&Talent. Una aplicación móvil que permite interactuar rápido con los candidatos y que se presta a personal cualificado. Cobran por contratación.
- Indeed. Es gratuito, pero si quieres aparecer en las primeras posiciones tienes que pagar por cada clic que hagan en la oferta.
- Upwork. La mayor plataforma de freelancers internacional. Yo la he usado para trabajos puntuales y mi amigo Johannes ha contratado a todo su equipo de atención el cliente a través de esta web. Se quedan con un porcentaje del sueldo del trabajador.
Paso #4: Evalúa a los candidatos
Nada más publicar la oferta, empezarás a recibir solicitudes de personas interesadas en el trabajo.
En ese momento empieza el Paso 4 del proceso de contratación: la evaluación de los candidatos.
Básicamente, lo que tienes que hacer ahora es determinar quiénes son los mejores candidatos para el puesto en base a sus respuestas durante las distintas fases del proceso de selección que diseñaste en el Paso 2.
Como tu proceso de selección no va a ser exactamente igual que el mío no puedo decirte cómo enfocarlo. Sin embargo, sí que quiero compartir contigo la manera en que evalué yo a los candidatos al puesto de asistente virtual para que te hagas una idea de qué es lo que puedes hacer.
Evaluación del cuestionario inicial (Fase I)
El objetivo de esta fase era descartar a todos los candidatos que no tuviesen el perfil que estaba buscando hasta quedarme con una lista de unas 15 personas.
Para decidir quiénes eran los que pasaban el corte, abrí la hoja de respuestas al cuestionario inicial e hice lo siguiente:
1. Abrir el vídeo de presentación y comprobar su duración
Si duraba más de 1 minuto, eliminaba inmediatamente a esa persona de la lista porque consideraba que como no era capaz de seguir unas instrucciones tan sencillas como «graba un vídeo de menos de 1 minuto» no tenía el nivel de atención al detalle que estaba buscando.
Aunque parezca increíble, sólo con este paso eliminé al 50% de los candidatos.
También me cargué a todos aquellos que no me mandaron un vídeo o que me enviaron el vídeo de una canción, que fueron unos cuantos.
2. Evaluar la tarea #1 (organización de un evento)
En este ejercicio me encontré de todo. Desde gente que simplemente respondió «buscaría en Google y TripAdvisor lugares de eventos en Madrid para el aforo mencionado», hasta candidatos que llamaron a varios locales para pedir presupuestos y me mandaron un informe detallado con varias opciones, el precio de cada una y sus ventajas e inconvenientes.
Obviamente lo que buscaba era la segundo, un informe lo suficientemente completo como para poder tomar una decisión sin tener que buscar en ningún otro sitio, así que eliminé directamente a todas aquellas personas que no estuvieron a la altura o que cometieron alguna falta de ortografía.
Al resto les cambié el fondo de la celda a amarillo o a verde en función de si habían hecho la tarea bien o muy bien.
3. Evaluar la tarea #2 (respuesta a un e-mail)
Lo que buscaba en este ejercicio eran varias cosas:
- Que el candidato se expresase de una manera clara y sin faltas de ortografía ni errores gramaticales
- Que no se enrollase y escribiese un ladrillo
- Que no intentase responder al lector basándose en sus propios conocimientos, sino que le recomendase posts o productos de Vivir al Máximo
Además, veía positivamente el que no respondiese en mi nombre, sino que se presentase como mi asistente o que al menos me indicase que no como no había especificado si quería que respondiese en mi nombre o en el suyo, había decidido hacerlo de una de las dos maneras.
De nuevo, en función de las respuestas, eliminé a unos cuantos candidatos y al resto les marqué el ejercicio en amarillo o verde.
4. Revisar todo lo demás
Llegados a este punto, la lista de candidatos se había reducido considerablemente, así que lo que hice fue leerme los perfiles completos de todos los que quedaban y ver su video de presentación.
Si veía alguna luz roja, como faltas de ortografía, mala redacción o unas expectativas salariales fuera de mercado, eliminaba al candidato.
Si no, cambiaba el color de la celda de su nombre a verde o amarillo en función de si me había gustado muchísimo el perfil o si sólo me había gustado.
Como después de esta primera revisión seguía teniendo a más candidatos de la cuenta porque el nivel era muy alto, tuve que hacer una segunda ronda siendo más estricto.
Esta vez eliminé a los candidatos que tenían tanto el nombre como los dos ejercicios en amarillo, y a los que cumplían los requisitos pero tenían un perfil algo más flojillo que el del resto.
Finalmente, después de leer una y otra vez los perfiles y darle muchas vueltas a quién descartaba y a quién no, me quedé con los que consideré que eran los 13 mejores candidatos para el puesto, que fueron los que pasaron a las Fase II.
Evaluación de las pruebas prácticas (Fase II)
El objetivo de esta segunda fase ya no era el descartar candidatos, sino el puntuarlos en función de sus habilidades.
Sabía que los 13 que habían pasado el filtro eran top y lo harían fenomenal si les contratase, pero como sólo podía contratar a uno quería elegir al mejor.
Como te comenté anteriormente, en esta fase le pedí a los candidatos que realizasen dos tareas de una hora cada una, así que para evaluarlos preparé un Excel con el nombre de todos los candidatos, revisé cada uno de sus ejercicios y les asigné una puntuación de 1 a 5, siendo 1 la peor y 5 la mejor.
Además, al lado de las puntuaciones incluí algunos datos de cada candidato para tener un contexto del candidato.
Evaluar las tareas me resultó bastante sencillo, porque como las había realizado yo antes sabía cuáles eran «las respuestas correctas», y también tuve muy en cuenta la manera en que cada candidato me había entregado la información que les había pedido, dando una puntuación más alta a quienes la habían organizado de forma que pudiese encontrar fácilmente lo que necesitaba.
En general, todos los candidatos hicieron un buen trabajo, pero hubo 3 que destacaron por encima del resto y que fueron los que pasaron a la siguiente fase.
Evaluación de la entrevista personal (Fase III)
El objetivo de la entrevista personal era el «desempatar» entre los candidatos finales y ayudarme a tomar una decisión.
Para evaluar esta fase no seguí un método específico.
Lo único que hice fue reunirme por Skype con las 3 personas que habían llegado hasta aquí, preguntarles las dudas que tenía sobre su perfil y sobre su situación personal, dejar que me hiciesen cualquier pregunta a mí y después de eso elegir teniendo en cuenta todos los factores y lo que me decía la intuición.
En mi caso, me resultó dificilísimo elegir. Estuve dudando hasta el último minuto entre los 3 candidatos, pero al final me acabé decidiendo por Adri por su situación profesional (no tenía compromisos con otras empresas) y también porque era una experta en edición de vídeos y había varios proyectos donde esa habilidad me podía resultar útil.
Paso #5: Cierra la contratación
Una vez que hayas seleccionado a tu candidato favorito, el último paso del proceso es comunicarle la buena noticia y empezar a trabajar.
Si tienes pensado hacerle un contrato fijo, aquí es cuando tendrás que hablar con tus asesores para que lo preparen todo. Este también es el momento en el que puedes pedirle que firme un contrato de confidencialidad o cualquier otro documento que consideres necesario.
Y básicamente… eso es todo.
¡Enhorabuena, has contratado a tu primer empleado! 🙂
Algunos comentarios adicionales
Sobre dedicar demasiado tiempo a contratar
Como has podido comprobar, el proceso de contratación que te acabo de presentar no es precisamente corto, sino que lleva tiempo y dedicación.
Al verlo, es fácil caer en la tentación de querer simplificarlo o acortarlo, eliminando sin querer pasos fundamentales.
¡Cuidado con esto!
El motivo por el que el proceso es largo es porque encontrar al candidato perfecto no es nada fácil.
Aunque a primera vista pueda parecer que estás dedicando demasiado tiempo, la diferencia entre contratar a un buen empleado y uno malo es inmensa.
Es mejor ir despacio y hacerlo bien, que ir más rápido y meter la pata.
Tómate tu tiempo en contratar.
Piensa que los CEOs de las grandes empresas, como Mark Zuckerberg, dedican hasta el 50% de su jornada a esta tarea.
Sobre gastar dinero para encontrar candidatos
A mucha gente le «jode» el tener que pagar cientos de euros en las distintas plataformas para publicar una oferta de trabajo.
Sin embargo, no debes ver esto como un gasto, sino como una inversión.
El conseguir encontrar a la persona adecuada tiene un valor incalculable para ti y para tu empresa, así que no escatimes en este aspecto.
Sobre tratar a los candidatos como personas
La gente que se presenta a tu proceso de selección no son nombres en un Excel, sino personas de carne y hueso.
Por favor, ¡trátalos como tal!
Durante mi proceso de selección, me aseguré en todo momento de escribir a los candidatos que no habían pasado a la siguiente fase para informarles del resultado y para darle las gracias por su tiempo y por su interés.
Además, a los candidatos que participaron en la segunda fase y completaron las dos tareas, les envié un cupón de regalo de Amazon de 20€ con un mensaje personalizado para que viesen que realmente valoraba sus ganas de querer trabajar conmigo.
Tú no tienes por qué hacer lo mismo que hice yo, pero asegúrate siempre de ser agradecido.
Sobre «trabajar gratis»
Cuando en la segunda fase del proceso de selección le expliqué a los candidatos que tenían que realizar dos tareas de una hora cada una, hubo una chica que se lo tomó mal y que me acusó de “ser un explotador” y “hacer trabajar a la gente gratis”.
En mi opinión, esta acusación no tiene sentido.
Pedirle a alguien en un proceso de selección que demuestre sus habilidades durante dos horas antes de contratarle es lo más normal del mundo, y es que ningún emprendedor con dos dedos de frente contrataría a un candidato sin antes ponerle a prueba.
Para que te hagas una idea, yo para trabajar en Microsoft tuve que rellenar varios formularios, pasar una entrevista de media hora en la universidad y luego desplazarme hasta Seattle un fin de semana para programar durante 5 horas, y no me pareció mal sino un proceso estupendo.
Otra cosa muy diferente sería que me hubiesen hecho trabajar 8 horas al día durante un mes como becario, pero eso y dedicar unas horas a las pruebas una entrevista son cosas muy diferentes.
Creo que el problema son las expectativas que tienen algunos jóvenes en España. Sigue habiendo gente que se piensa que para que te contraten es suficiente con enviar tu CV, cuando en realidad no es así.
Un proceso de selección nunca es gratis. Exige tiempo, dedicación y recursos a ambas partes, y es cómo funciona el juego.
Por eso, no te sientas mal pidiéndole a tus candidatos que demuestren lo que saben durante el proceso de selección, aunque les lleve unas horas y tengan que «trabajar».
Eso sí: como dije antes, agradéceles el que te hayan dedicado un pedazo de su tiempo, porque realmente es un honor que otras personas estén dispuestas a invertir todos esos recursos para conseguir que les contrates.
Conclusiones y recursos
Si tienes un negocio y te va bien, tarde o temprano necesitarás contratar a alguien para que te eche una mano, o de lo contrario acabarás siendo un esclavo de tu propio trabajo.
Contratar a tu primer empleado es algo que da respeto, y la mayoría de nosotros lo posponemos innecesariamente porque no sabemos por dónde empezar y tenemos miedo a meter la pata. Por eso, he escrito este post desgranando los pasos que seguí yo para contratar a Adri, mi asistente virtual.
Sé que mi proceso no es perfecto y que todavía tengo mucho que aprender (al fin y al cabo, ¡soy un novato en esto!). Sin embargo, espero que sea lo suficientemente útil como para ayudarte a dar el paso y encontrar a la persona perfecta para tu empresa, o, en el caso de que seas el contratado en vez del contratante, que te ayude a hacerlo mejor en el próximo puesto de trabajo al que te presentes.
Por último, y ya para terminar, me gustaría mencionar los recursos sobre contratación que más me ayudaron en su momento:
- Double your Gmail productivity in just over one hour, del genial Miguel Hernández. Aunque el curso trata de cómo gestionar mejor GMail, hay varias lecciones en las que Miguel explica cómo contrató a su asistente virtual.
- WHO: The A Method for Hiring, de Geoff Smart y Randy Street. El mejor libro que he encontrado sobre cómo contratar correctamente. Me lo recomendó Miguel.
- Las ofertas de trabajo de James Clear, Ramit Sethi y Derek Halpern. Siempre hay que fijarse y aprender de aquellas personas que admiras y que saben más que tú. Por eso, utilicé las ofertas de su web como base para redactar la mía.
¡Y eso es todo!
Un abrazo grande… y buena suerte 🙂
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¡Tu turno! ¿Tienes experiencia contratando y hay algún consejo que te gustaría compartir? Cuéntanoslo en los comentarios.
